REGES: Ce trebuie să știi despre noul registru al salariaților

Trecerea de la Revisal la noul sistem REGES-Online ridică multe semne de întrebare în rândul antreprenorilor și contabililor. Iată răspunsurile la cele mai frecvente nelămuriri legate de conformarea la noile standarde de raportare a muncii.

1. Ce date noi trebuie să transmitem în REGES față de vechiul Revisal?

Noul sistem aduce o transparență sporită și solicită o „radiografie” mult mai detaliată a relației de muncă. Față de vechiul Revisal, în REGES-Online devine obligatorie completarea unor câmpuri noi, esențiale pentru digitalizarea inspecției muncii:

• Locul muncii: Trebuie specificat exact unde își desfășoară activitatea angajatul.
• Programul de lucru: Detalii despre repartizarea orelor (dacă este uniformă, în ture, inegală etc.).
• Detaliile financiare: Pe lângă salariul de bază, se cer informații clare despre alte drepturi salariale și nivelul acestora.
• Situații speciale: Raportarea detaliată a detașărilor, suspendărilor (inclusiv cauzele concrete) și identificarea utilizatorului în sistem.

2. Poate un contabil să gestioneze REGES pentru mai multe firme simultan?

Da. Externalizarea serviciilor de HR și salarizare funcționează la fel ca înainte. Un contabil sau o firmă de specialitate poate opera în REGES pentru portofoliul său de clienți. Condiția tehnică este ca firma client să delege oficial dreptul de acces și operare către contabil în cadrul platformei.

3. Mai este necesar dosarul personal al salariatului după digitalizare?

Da, absolut. Nu confundați raportarea cu arhivarea. REGES-Online este un instrument de evidență și transmitere a datelor către stat, dar nu înlocuiește dosarul de personal.

Angajatorul are în continuare obligația legală de a constitui și păstra dosarul fiecărui salariat (fizic sau în format electronic semnat calificat). Acesta trebuie să fie “oglinda” datelor din REGES și să conțină:

• Contractul Individual de Muncă (CIM) și actele adiționale;
• Fișa postului și documentele de studii/calificări;
• Cererile de concediu, actele de sancționare disciplinară, fișele de instruire SSM;
• Documentele necesare la încetarea contractului (pentru a putea elibera adeverința de vechime).

Important: În cazul unui control ITM, inspectorii vor compara datele din REGES cu documentele justificative din dosarul de personal.

4. PFA-urile au obligația de a utiliza REGES?

Obligația de raportare în REGES nu ține de forma de organizare a firmei, ci de calitatea de angajator. Prin urmare:

• DA: Dacă ești PFA și angajezi o persoană cu contract de muncă, ai aceleași obligații ca un SRL: trebuie să obții acces în sistem, să înregistrezi contractul și să transmiți datele la termenele legale.
• NU: Dacă ești PFA și lucrezi singur (fără angajați).